Rikosseuraamuslaitos päätti kehittää ketteriä käytäntöjä ohjelmistokehityshankkeessaan ja ottaa käyttöön SAFe-mallin (Scaled Agile Framework eli skaalautuva ketterän kehittämisen viitekehys) tehostaakseen ja nopeuttaakseen toimintaansa.
Rikosseuraamuslaitos työsti vaativaa ja laajaa ROTI-kehityshanketta, jossa ketterillä menetelmillä saatava hyöty nopeuttaisi hankkeen valmistumista merkittävästi. Hankkeen tehtäväksi on määritelty Rikosseuraamuslaitoksen toiminnan parantaminen muun muassa yhtenäistämällä yhdyskuntaseuraamusten ja vankeuksien työprosesseja sekä poistamalla päällekkäistä työtä.
Keskeiseksi muutostyökaluksi valittiin yhtenäinen asiakastietojärjestelmä, joka korvaa VATI-vankitietojärjestelmän ja yhdyskuntaseuraamusten TYYNE-tietojärjestelmän. Tuotekehityksen tavoitteena on kehittää uusi asiakastietojärjestelmä, joka yhdistää kaksi käytöstä poistettavaa erillistä järjestelmää. Lopputuloksena syntyy lain edellyttämä, uudistettu ja yhtenäinen asiakastietojärjestelmäjärjestelmä, joka nopeuttaa työtä ja parantaa hallintaa.
Hankkeen toteutuksen aikataulut olivat venyneet, jolloin hankkeen johtoryhmä halusi nopeuttaa tuotekehitystä. Nopeutus toteutettiin ottamalla ketterä toimintamalli käyttöön, jonka avulla parannettiin näkyvyyttä tuotteeseen, nopeutettiin palautesykliä ja sitä kautta laatua sekä keskityttiin hankkeen ydinominaisuuksien toteutukseen uudelleen priorisoimalla sisältöä.
Rikosseuraamuslaitos ketteröitti ohjelmistokehityshankkeensa SAFen avulla
Lyhyesti
Haaste Yhteistyön tarkoituksena oli lisätä näkyvyyttä tekemättömään työhön, parantaa toimintaa, ja helpottaa työtä ketterien toimintatapojen käyttöönotolla.
Tulokset Uusi, ketterä toimintamalli sekä uudistetut tiimirakenteet nopeuttivat toiminnallisuuksien toteutuksen (läpimenoaika määrittelystä testaukseen) keskimäärin 14 viikosta kolmeen viikkoon.
Hyödyt Näkyvyys tekemättömään työhön toi ymmärryksen hankkeen tilasta, jolloin korjaavat toimenpiteet saatiin kohdistettua oikein, ja asiat lähtivät etenemään helpommin ja vaivattomammin. Uusien tiimirakenteiden myötä työ valmistui vaivattomammin ja nopeammin. Kaiken kaikkiaan tiimit toimivat paremmin, ja tekijöiden hyvinvointi työssään kasvoi.
Oikeusministeriön alainen Rikosseuraamuslaitos halusi tehostaa ja parantaa ketteriä käytäntöjä ohjelmistokehityshankkeessaan. Muutosprosessin tuloksena työn tekeminen yksinkertaistui, kehityshankkeet nopeutuivat, tekijät voimaantuivat, epäselvien roolien ja vastuiden aiheuttamat ristiriidat saatiin ratkaistua ja tekijöiden hyvinvointi työssään kasvoi.
Ketterillä käytännöillä sulavampi työn eteneminen
Hankkeen vanha toimintamalli oli pyrkinyt ottamaan käyttöön joitakin ketterän kehittämisen elementtejä, mutta toiminta muistutti enemmän perinteistä vesiputousmallia eli vaiheittaista suunnitteluprosessia, jossa yksi asia tehdään kerrallaan valmiiksi. Yksinkertaistettuna vesiputousmalli voidaan tiivistää seuraavasti: ensin suunnitellaan, sitten toteutetaan, sitten testataan ja lopuksi toimitetaan.
Haasteena oli, että vanhassa toimintamallissa organisaatio oli siiloutunut. Viestintä ja yhteistyö eri alueiden välillä vei paljon aikaa ja energiaa. Työ eteni hitaasti, ja oli kommunikaatiohaasteiden vuoksi altis väärinymmärryksille. Tämä johti saman asian tekemiseen useaan kertaan. Lisäksi tiimit oli muodostettu tekijöiden osaamisen mukaan, jolloin työ siirtyi tiimistä toiseen useamman kerran ennen valmistumista. Palautesyklistä muodostui hidas, mikä taas vaikutti siihen, että osa työstä jouduttiin tekemään uudelleen. Tämä venytti kokonaishankkeen aikatauluja.
Nitor tuli projektiin mukaan vuonna 2019 auttamaan hankkeen ketteröittämisessä. ROTI-hankkeessa siirryttiin SAFe-kehitysmalliin maalis-toukokuussa 2019.
Ketterissä menetelmissä ohjelmistoja kehitetään pienissä osissa ja lyhyissä ajanjaksoissa. Inkrementti (Program increment) on ajanjakso, jonka aikana julkaisujuna (Agile Release Train, ART) tuottaa asteittain arvoa eli toimivia sekä testattuja ohjelmistoja ja järjestelmiä. Inkrementit ovat tyypillisesti 8–12 viikkoa pitkiä. Yhteistyön alussa Nitor otti vastuulleen myös SAFe:n mukaisten inkrementtien johtamisen ja toiminnan parantamisen. Näissä ratkottiin havaittuja toiminnan haasteita ja ketteröitettiin koko hanketta.
Julkaisujuna muodostui useista ketteristä tiimeistä, jotka yhdessä muiden sidosryhmien kanssa kehittivät ja julkaisivat osioita pala kerrallaan. Jokaisen inkrementin aikana kehitystyön tulokset esiteltiin kaikille, myös osalle loppukäyttäjistä, jolloin saimme arvokasta palautetta hankkeen sisällön kehittämiselle.
Aluksi keskityimme siihen, että saimme näkyvyyden sisältöön (mitä tehty, mitä työn alla ja mitä vielä tekemättä), laatua itse vaatimuksille ja prioriteetit tekemättömälle työlle. Tämä loi pohjan sille, että kun toimintamalleja suoraviivaistettiin lyhentäen läpimenoaikoja, pääsimme toteuttamaan nopeammin ja laadukkaammin sisältöä arvojärjestyksen mukaan.
Läpinäkyvyys työhön paransi laatua
Työn näkyväksi tekeminen ja parempi määrittely mahdollistivat myös korkeamman laadun. Tiimeissä ymmärrettiin paremmin se, mitä aiemmin oli jäänyt tekemättä. Jotkin ominaisuudet olivat jääneet kesken tai niitä ei ollut koskaan testattu riittävästi järjestelmätasolla. Yksi tavoite kehityshankkeessa oli saada parempi näkyvyys hajallaan oleviin ominaisuuksiin sekä yhdistää ne, jolloin oli helpompaa havaita työ, joka vielä tarvitsi tekijäänsä.
Seuraavaksi luotiin näkyvyys työn kulkuun tuoden esille pullonkaulat ja haasteet, joiden pohjalta työn sisältöä rakennettiin paremmaksi ja helpommin hallittavaksi, ja työn kulkua saatiin parannettua jokaisella inkrementillä. Tässä yhteydessä muutimme tiimit siten, että jokaisessa tiimissä oli tarvittava osaaminen tekemään kokonaisen ominaisuuden alusta loppuun.
Sisällön rakenteelliset muutokset sekä tiimimuutokset auttoivat vähentämään tiimien välisiä riippuvuuksia. Muutosten ansiosta yksi tehtävä saatiin nyt alusta loppuun toteutettua yhdessä tiimissä. Työ valmistui nopeammin ja helpommin, sillä viestintä rajoittui tiimin väliseksi. Hyvänä esimerkkinä tiimirakenteiden muutoksesta oli järjestelmätestauksen siirtäminen toteutustiimeihin.
Tiimien muutos osaamisaluepohjaisista tiimeistä kokonaisuuden hallitsemiin tiimeihin johti puolestaan siihen, että palaute toimivuudesta saatiin 2–4 viikossa. Vanhassa mallissa tähän meni 12–16 viikkoa. Rooleja ja vastuita selkeytettiin, mikä vähensi ristiriitoja. Näillä toimenpiteillä saatiin toimintaa edelleen hiottua paremmaksi.
Siirtyminen sujui kokonaisuutena hyvin. Suurelta osin SAFe-mallin tarjoamien työkalujen ansiosta haasteisiin on pystytty reagoimaan aikaisempaa varhaisemmin. Hankkeessa kehitettävän tietojärjestelmän valmiusaste kehittyi 54 prosentista 81 prosenttiin. Lisäksi valmistui teknisiä tehtäviä, joista suurin oli ROTI-alustan CRM-versiopäivitys. Muita valmistuneita tehtäviä olivat uuden asiakirjahallinnan komponentin hankinta sekä Rotin ylläpitopalvelun kuvaus ja resurssisuunnitelma.
SAFe-kehitysmallin avulla ROTI-asiakastietojärjestelmän kehitystyö saatiin vietyä loppuun, mikä mahdollisti siirtymisen käyttöönottoprojektiin. Yhteistyön loppua kohden käytiin yhteisvoimin läpi resurssointiin ja hankkeen valmistumiseen liittyviä asioita, jonka jälkeen muutoksen aikana voimaantunut organisaatio vei kehityshankkeen loppuun.
Luottamus ja johdonmukaiset muutokset avaimina onnistumisessa
Ohjelmistokehittämisen haasteet ratkaistiin SAFe-mallin mukaisella työskentelyllä, jossa askel askeleelta ratkottiin yksi asia kerrallaan. Jatkuvan käyttäjäpalautteen keräämisen avulla varmistettiin, että käynnissä oleva työ rakentuu vakaalle pohjalle. SAFe-malli nosti esiin vanhan ohjelmistokehitysmallin haasteet, joita parantamalla saatiin tehostettua ja nopeutettua tuotekehitystä, ja näin ollen parannettua lopputuotteen laatua.
Prosessin lopputulemana työn tekeminen yksinkertaistui, kehityshankkeet nopeutuivat, tekijät voimaantuivat, ja ristiriidat saatiin ratkaistua. Kehityshankkeen myötä priorisointi ja näkyvyys tekemättömään työhön paranivat, pullonkaulat poistuivat, ja läpimenoajat lyhenivät. Uusi, ketterä toimintamalli mahdollisti yhteen hiileen puhaltamisen ja suunnitellun työn valmistumisen vaivattomammin. Muutos kerrallaan organisaatio voimaantui ja työ sujui kitkattomasti.
Kehityshankkeen aikana keskityttiin työn sisältöön, näkyvyyden lisäämiseen, priorisoinnin helpottamiseen, riippuvuuksien purkamiseen ja tiimirakenteiden muuttamiseen. Roolit ja vastuut tarkennettiin, ja kun itse sisältö saatiin tehtyä, hanke siirtyi käyttöönottoprojektiin.
Yhteistyöllä saatiin aikaiseksi tavoiteltuja tuloksia. Asiakkaan ja Nitorin välille rakennettu luottamus mahdollisti, että organisaatiossa oltiin halukkaita siirtymään uudenlaiseen ja erilaiseen tapaan toimia. Nopeasti huomattiin, että tämä kannatti, sillä juna lähti liikkeelle vikkelästi ja eteni vakaasti oikeaan suuntaan.
Parantunut hyvinvointi selkeässä organisaatiossa
Yhteistyön aikana asiakkaalle muodostui tehokkaampi ohjelmistokehityshankkeen organisaatiorakenne, uusia toimintatapoja sekä parempi näkyvyys työn sisältöön. Melko nopeasti organisaatiossa huomattiin uuden toimintamallin tuomat hyödyt, vaikka muutos vanhaan oli suuri.
Uusien tiimirakenteiden myötä työn valmistumisesta tuli vaivattomampaa, ja tiimien välisten riippuvuuksien poistumisen ansiosta monta pullonkaulaa poistui. Nämä johtivat ketteryydestä voimaantuneeseen organisaatioon, jossa ongelmat voidaan ratkaista nopeasti itse ja jossa on mahdollista kantaa vastuu tehdystä kokonaisuudesta. Kaiken kaikkiaan tiimit toimivat paremmin, ja tekijöiden hyvinvointi työssään kasvoi.
